文章转自《战略财务》杂志

 

  制作实用美观的幻灯片,需要创造性使用字体和图形,并辅之以恰当的颜色和对比效果,最终实现信息的最佳传递。

 

  作为大数据时代的管理会计师或者财务部门的一员,你可能会被要求制作演示文稿(幻灯片),向企业内部的同事和高层管理人员,或者外部的供应商、股东、审计师及其他利益相关者展示。你需要自如地传递信息,把想讲的故事讲好,无论内容涉及数据、财务业绩甚至商业论证或战略提案,其中的关键在于运用幻灯片有效地将故事呈现出来,而不会有信息遗漏。

  小菜一碟,对吧?

  完全不是这么回事!在很多情况下,仅仅是开始准备幻灯片就让人非常头疼了。你有没有发现自己正盯着空白的屏幕,不知道从哪里开始?我有过这种经历,而且似乎空白的幻灯片也在盯着我看,让我几乎不敢在空白背景上输入第一个字,或者插入一张图。

 

  开始制作演示文稿时,一般是从演示文稿软件中选择一个模板。但某些模板你已经在其他人的演示文稿中看到过,似乎太过于眼熟,就像放了一个月的干面包一样没有新鲜感。如果你希望自己制作的演示文稿看起来别出心裁、让观众眼前一亮,试着不用这些固定模板,创建自己的文稿风格。这没有你想象的那样困难。稍微思考一下背景、颜色、字体和对比效果,你就可以很好地设计自己专属的幻灯片了。如果你不愿意创建一个自定义模板,或者你所在组织有标准模板,你仍然可以使用这些设计元素来为演示文稿增添视觉效果,有效传递信息。

 

  选择背景

  设计实用美观的幻灯片,特别是展示复杂的概念或者数据可视化时,首先就是要确定背景色。你可能会认为简单选择白色或者黑色或者一个标准的微软PowerPoint模板就好,但在选择背景色时,需要考虑四个基本要素:场所光线、图片、幻灯片大小和模板背景。

  可能的话,先检查将要进行演示的场所。环境光线是否充足?灯是开着、关着还是调暗了?光线情况会影响幻灯片背景的选择。在黑暗或者昏暗的房间里,白色或者浅色背景对于观众来说太亮了,黑色或者深色背景会更好。但如果是在一个明亮的房间里,就可以使用白色或者浅色背景。

  接下来,要考虑幻灯片中使用的图片元素类型。如果图片背景为白色,可以考虑在幻灯片中使用白色背景。如图1所示,使用白色背景时,图片背景和幻灯片背景融合为一体,让图片呈现出“浮动”效果,也使幻灯片显得更专业;而若使用黑色背景,会让观众的视线聚焦于图片背景而非图片本身。

 

 

  如果图片背景为白色,而你希望幻灯片使用黑色背景,有几种方法可以帮你实现这一点。一个方法,可以使用PowerPoint中的“删除背景”功能或Adobe Photoshop等图片编辑软件,从图片中去除白色背景。注意:在去除背景方面,图片编辑软件的功能比单独使用PowerPoint要强得多。另一个方法是使用透明背景的图片(通常以png为扩展名/后缀),即从图片中去除了白色背景。如图2所示,在看图软件中预览PNG图片时,这些图片背景通常显示为灰白色的棋盘图案。

 

 

  使用谷歌搜索图片,可以过滤搜索结果,只显示透明背景的图片:选择“图片”,进入图片搜索页面,然后点击搜索框下面的“工具”按钮,再通过“颜色”工具来选择“透明”作为背景色。如图3所示,透明背景图片适合于任何背景色的幻灯片。

 

 

  第三个影响背景颜色选择的因素是幻灯片尺寸。图4为白色和黑色背景的标准尺寸幻灯片(宽高比为4:3)。左图中,使用白色背景会在投影屏幕两边产生两道黑边,但使用黑色背景的话,黑边就显得融入背景中,实际上增加了幻灯片的显示面积。当然,也可以使用宽屏格式(宽高比为16:9)来避免出现黑边的问题,在这一格式下,白色背景会覆盖整个投影屏幕。

 

 

  最后,无论是选择使用文稿演示软件提供的现成模板还是设计一个模板,背景图片都不应该分散观众对信息的关注。而且,由于不希望幻灯片中的任何元素与背景图片重叠,带有大的图片元素的模板会减少幻灯片的可用区域。

 

  如图5所示,用照片做背景可以让幻灯片更有趣。采用这种设计方式的话,可以在所有的幻灯片中使用同一张照片,也可以在每一张幻灯片中使用不同的照片。无论怎样,都要选择高质量的照片,确保照片能够为演示内容“添彩”,而不会扰乱观众对幻灯片主要信息的关注。如果选择多张照片,要选择外观和风格相似的照片,与整个演示文稿保持一致。可能需要重新为照片调色,以与整体配色方案相匹配或者与文字形成鲜明对比。

 

 

  关于照片的最后一点提醒:注意版权问题!提供免费图片的网站有pexels.com、pixabay.com和unsplash.com。每个网站都有大量好图片可供选择,且无需获取许可或支付费用。

 

  确定配色方案

 

  在设计伊始选择配色方案,有助于确保整个幻灯片具有一致的外观和风格。很多时候,部分或者全部配色方案可能由公司决定,因此,在确定配色方案之前,与上司或者人力资源部门讨论一下。如果你有一定的选择权,Adobe Color是个方便使用的工具,可以帮助选择颜色。

 

  尽管我们大多数人使用文字来定义颜色,但我对“海军蓝”的理解可能跟你的不一致。为消除这种模糊性,使用定义颜色的三个主要色彩系统(Pantone PMS、RGB和CMYK)中的任何一个,都会帮助你确定幻灯片的配色方案,特别是当你试图匹配组织的“官方”颜色时。如果没有官方颜色说明,你可以在一张空白的PPT中插入一个组织标志,然后使用该软件中的滴管工具来获取想要的颜色,这样可以做到“八九不离十”。

 

  选择配色方案中的颜色时,需要考虑特定颜色所传达的情感。在Presentation Zen Design: Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations一书中,沟通专家Garr Reynolds就颜色及其引发的情绪进行了深入分析。例如,红色代表着自信、大胆、危险和紧迫,蓝色被视为庄重、专业、平静和忧郁,绿色意味着平静和平衡,但也会唤起嫉妒之感。表1介绍了11种颜色以及与之相连的情绪(由Reynolds提出)。

 

  鉴于幻灯片中可能不止使用一种颜色,色相环有助你选择和谐的色彩搭配。图6展示了在选择配色方案时可供考虑的六种基本方案。

 

 
 
 
 

  为幻灯片选择配色方案时,不应超过四种颜色。选择一种颜色作为主色,一种作为支持色,其他颜色作为强调色。尽管图6中的每个色相环只显示12种颜色,但Adobe Color等在线工具可提供完整的颜色、深色、浅色供选用。

 

  单色配色方案基于单一色彩,运用该颜色的浅色(加白得到更浅的颜色)、深色(增黑得到更深的颜色)和中性灰(加灰得到的颜色)来形成强调色。消色差配色方案与单色方案密切相关,其将黑色、白色和灰色与一个更亮的强调色结合使用(图6中未显示)。

 

  邻近色配色方案运用的是色相环上的三种相邻色。该类方案通常被认为可带给人平静与舒适之感,但应避免在一个配色方案中同时使用暖色和冷色。运用黑色、白色和灰色可以得到更多强调色。

 

  互补色配色方案运用的是色相环上相对的两种颜色。这种配色方案充满活力,但将互补的两色分别作为背景和文字颜色则效果不佳。分散互补色配色方案没有直接使用色相环中互补的颜色,而选用了互补色两边的颜色。这一配色方案具有与互补色方案几近相同的活力和对比度,但没有某些互补色配色方案那么“刺眼”。其他配色方案还包括三色配色方案,即使用色相环上均匀分布的三种颜色;或者四色配色方案,即使用四种颜色(两组互补色)。

 

  选择配色方案后,要谨慎地选择文字颜色,使之与背景色形成足够鲜明的对比。例如,黑色文字搭配深蓝背景或者浅灰色文字搭配白色背景,对比度就不够,会使得幻灯片上的文字难以阅读。

 

  选择字体

 

  如果你的电脑安装了太多字体,选择字体将变得很困难。尽管花哨字体会出现在优秀设计中,但商业幻灯片通常不会采用。选择字体时要记住:坐在最后一排的观众必须能够阅读幻灯片上的内容。显然,花哨字体不利于阅读。

 

  幻灯片尽量使用一到两种字体,最多三种。这可能会限制你的选择,但可以通过运用两种或三种不同的字号、粗细(常规、粗体、窄体)和斜体的组合来体现变化,同时又确保幻灯片的一致性。如果使用多个字体,则字体之间要有明显的差别,如Arial和Times New Roman,这样看起来就不像是弄错了。

 

  选择字体时,要考虑播放幻灯片的电脑。如果幻灯片所用的字体未能加载到播放幻灯片的电脑,可能会出现显示问题。幻灯片程序会用其认为“接近”的字体来替换特定字体,但这有时可能导致文字错位或不可阅读。为避免这些字体问题,最好使用一些可能安装在任何电脑上的标准字体。表2列出了一些通常会在大多数电脑上安装的标准字体。

 

 
 

  注意:字体分为衬线字体和无衬线字体。衬线是字母末端的小“尾巴”(可对比Baskerville和Helvetica字体中的字母“i”),衬线字体在幻灯片字体较大的情况下效果最佳,否则的话,衬线会连在一起,加大文字阅读的难度。无衬线字体不受幻灯片字体大小影响,但要注意的是,即使是相同的字号,一些字体也看起来比其他字体大。

 

  有效运用对比

 

  制作演示幻灯片时,要能控制观众阅览信息的方式。引导观众阅览信息的一个简单方式,是运用对比将观众的视线吸引到你希望他们看到的部分。例如,你可能希望在某个特定时间点,观众都能将注意力放在你正在谈论的内容上,或者你希望他们关注每页幻灯片上最重要的内容。颜色、字号和动态效果是引导观众注意力的三种方式。

 

  可运用颜色将观众的注意力引导到幻灯片上的某个特定区域。图7展示了将观众注意力有效吸引到图片特定部分的技巧,采用“渐进呈现”(元素逐一出现)方式来引导观众关注幻灯片中新添加的内容;或者将幻灯片中的重要部分连接起来。

 

 

  因为尺寸大小通常与重要性相关联——所用尺寸越大,人们认为内容越重要——可以通过调整尺寸将观众的注意力引导到特定内容上。如图8所示,尺寸调整可有效运用于文字和图片,此外,还可以与颜色和对比结合使用。

 

 

  最后,还可运用动态效果来引导观众的注意力。例如,在图9中,可采用动画或“渐进”方式,将幻灯片右侧的四部分内容(数据、信息等)随着讨论的开展而逐一展现,而非一次性展现整个图片。如果必须采用要点列表,可在讨论特定要点时以动画方式展现之,以免观众快速阅读完幻灯片上的所有信息,从而大大超过演示进度。

 

 

  PowerPoint等应用软件都可提供多种动态呈现方式,但过度使用动态效果会削弱其效果。如在图9中,最好使用简单的动态效果,如使用“擦除”来展示第一张幻灯片中的箭头,使用“淡化”来显示第二张幻灯片中图片的四部分内容。避免花哨的旋转和陀螺旋效果,因为它们可能会让观众产生眩晕感。

 

  后续步骤

 

  设计幻灯片时,以上所有因素都应考虑。除幻灯片设计技巧之外,好的幻灯片设计如同优秀的写作一样,也需要多次打草稿、校对和编辑。在其所著的Slide:ology:The Art and Science of Creating Great一书中,沟通专家Nancy Duarte估计一小时左右的演示文稿要制作30张幻灯片,所需时间约20至60个小时,而一个演示文稿全程完成时间则要约36至90个小时。尽管使用模板能够缩短制作时间,但许多模板使用频率过高,甚至可以称之为“夺命PPT”。而选择标准模板的话,改变颜色和字体就能给人以创新之感。当然,如果你能在当地平面艺术家、大学艺术系学生或公司营销部门同事的帮助下设计出自己的幻灯片,你的演示文稿会真正脱颖而出。

 

  培养自身设计能力的一个好办法,就是带着批判性的眼光看别人制作的幻灯片,记下你觉得有趣和有效的东西,然后将这些转化为自己的技能。也可以多阅读一些这方面的书籍(见“幻灯片设计资源”),从专家那里学习更多幻灯片设计知识。

 

 

  上述是一些提高幻灯片制作水平的窍门和工具。现在,你可以进行创造性地练习,打开一个现成的幻灯片,运用所学到的相关背景、颜色、字体和对比方面的技巧,看能否给这些幻灯片增加一些趣味性和效果。做完之后,请一位同事比较新旧幻灯片,并给出坦诚的反馈。我想结果一定会让你惊讶,而你可以在此基础上让下一次的演示文稿更出彩。